Nella primavera del 2024 il governo australiano ha fatto una cosa che quasi nessuno fa: ha provato Microsoft 365 Copilot su larga scala e poi ha pubblicato i risultati. Circa 7.700 licenze, una sessantina di enti pubblici, sei mesi di prova, e una valutazione indipendente pubblicata dalla Digital Transformation Agency nell’ottobre di quell’anno.

Tra i risultati c’è un punto che chi valuta Copilot dovrebbe leggere due volte: durante la prova, alcuni partecipanti sono riusciti ad arrivare, tramite Copilot, a documenti che non avrebbero dovuto poter consultare.

La conclusione del report, però, non è quella che ti aspetteresti. La causa non era Copilot. Erano i permessi e la gestione dei documenti che quelle organizzazioni avevano già prima di attivarlo. Un partecipante alla prova, citato dalla stampa di settore australiana, l’ha detta nel modo più netto possibile: è un problema di governance e di gestione delle informazioni, non un problema di Copilot.

Vale la pena capire perché, perché la stessa dinamica vale per qualunque assistente AI tu stia valutando. Compreso il nostro.

Copilot rispetta i permessi. Sul serio

Partiamo da quello che Copilot fa davvero, perché in giro si legge parecchia confusione.

Copilot non ha un accesso privilegiato ai tuoi documenti. Interroga con l’identità della persona che sta facendo la domanda, e restituisce solo contenuti su cui quella persona ha almeno il permesso di visualizzazione. La documentazione Microsoft è esplicita: “Microsoft 365 Copilot only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions”, e altrove precisa che l’indice semantico rispetta il confine di accesso basato sull’identità dell’utente, per cui il processo di ricerca accede solo a contenuti che l’utente corrente è autorizzato a vedere.

Quindi no: Copilot non scavalca SharePoint, non ha una chiave di servizio che apre tutto, non “impara” i tuoi documenti riservati per poi raccontarli in giro. Su questo Microsoft ha fatto le cose per bene, e chi sostiene il contrario ti sta vendendo qualcosa.

E allora perché il trial australiano è finito com’è finito?

Perché i permessi erano già larghi

La risposta sta in una frase della documentazione Microsoft che vale più di mille analisi di mercato:

“By default, SharePoint sets sharing settings to the most permissive option.”

Tradotto: nella configurazione predefinita, SharePoint condivide nel modo più permissivo possibile. Non è un’accusa di qualcuno: è Microsoft che lo scrive nella guida per prepararsi a Copilot.

Da lì in poi la storia si scrive da sola. Anni di link “chiunque nell’organizzazione” creati al volo per far leggere un file a un collega. Ereditarietà dei permessi spezzata in qualche cartella e mai più sistemata. Siti creati per un progetto, finiti senza proprietario, mai chiusi. Gruppi che includono l’intera azienda perché era più comodo. Microsoft stessa elenca questi come i segnali di rischio da cercare prima di attivare Copilot: condivisioni troppo ampie, gruppi con permessi eccessivi, ereditarietà interrotta, siti senza etichetta o senza owner.

Tutto questo esisteva già. Il documento con gli stipendi era già tecnicamente accessibile a mezza azienda. Solo che stava in un sito che nessuno apriva, con un nome che nessuno conosceva, e per trovarlo avresti dovuto sapere esattamente dove guardare.

Poi arriva un assistente a cui puoi chiedere le cose in italiano.

Niente è cambiato nei permessi. È cambiato che adesso si trova.

Prima

Il permesso troppo largo c’è già, ma non lo vede nessuno

Il documento è condiviso troppo Un link “chiunque in azienda”, creato anni fa per comodità
Sta in un sito che quasi nessuno apre
Per trovarlo devi sapere che esiste E come si chiama, e dove sta
Di fatto nessuno ci arriva La confusione fa da serratura

Sembra tutto a posto. In realtà il problema è già lì: è solo difficile da incontrare per caso.

Dopo

Basta chiedere, in italiano

Il documento è condiviso troppo Nessuno ha cambiato niente: è lo stesso link di prima
Qualcuno fa una domanda “Quanto guadagna chi fa il mio lavoro?”
L’assistente cerca per significato Non gli serve il nome del file
Lo trova, e risponde Perché quella persona ha il permesso di aprirlo

Gli stessi permessi di prima. L’assistente non ne ha scavalcato nessuno: ha solo tolto la fatica di cercare.

È questo che intendeva il partecipante australiano. E lo dice, con parole diverse, anche Microsoft: un suo dirigente l’ha messa così, che l’AI è molto brava a trovare informazioni e può farne emergere più di quante ti aspetteresti, ed è per questo che affrontare l’oversharing è importante.

La prova migliore non è un articolo: è quello che ha fatto Microsoft

Se il problema fosse marginale, un’azienda non si comporterebbe come si è comportata Microsoft.

A partire dalla fine del 2024 ha reso SharePoint Advanced Management incluso nella licenza di Copilot, cioè ha smesso di far pagare a parte gli strumenti che servono a capire quali siti sono troppo aperti. Ha introdotto una funzione apposta per escludere contenuti sensibili dalla ricerca di Copilot. E ha pubblicato una guida dedicata alla bonifica dei permessi da fare prima di attivarlo.

Nessuno regala una funzionalità a pagamento e scrive un manuale su un problema che non esiste.

Su questo si innesta un dato che spiega perché molti progetti Copilot si arenano: una rilevazione Gartner su un centinaio di responsabili IT, ripresa da Computerworld nel 2024, indicava che circa il 40% aveva rinviato il rilascio di Copilot di tre mesi o più proprio per timori legati all’oversharing. Non perché l’AI non funzionasse: perché nessuno se la sentiva di accenderla sopra i permessi che aveva.

Attenzione al cerotto

C’è un dettaglio che merita attenzione, perché è il punto in cui è facile prendersi in giro.

Lo strumento che Microsoft offre per il primo intervento (si chiama Restricted Content Discovery) nasconde certi siti alla ricerca di Copilot. Utile, ma la documentazione è onesta su cosa sia e cosa non sia, e conviene leggerla:

“Restricted Content Discovery doesn’t change existing permissions. Users who already have access to content can continue to access that content directly.”

Cioè: non corregge niente. Chi aveva accesso al documento continua ad averlo e può aprirlo come sempre. Hai solo tolto quel contenuto dalla vista dell’assistente.

Microsoft lo definisce esplicitamente un controllo di governance temporaneo, e avverte che usarlo troppo riduce la quantità di contenuto disponibile, il che peggiora la completezza e la pertinenza delle risposte. In pratica: più cose nascondi all’AI per non farti male, meno l’AI ti serve.

È un cerotto, e la cosa apprezzabile è che lo dice il produttore stesso. Il lavoro vero resta sistemare i permessi.

Cosa fare prima di accendere qualsiasi cosa

Il percorso che Microsoft indica per Copilot è, tolto il marchio, il percorso che vale per qualunque assistente AI sui documenti. In sintesi, e in ordine:

Guarda quanto è largo davvero. Prima di attivare, misura: quali siti sono condivisi con tutta l’azienda, quali contengono dati sensibili, dove l’ereditarietà dei permessi è stata spezzata, quali siti non hanno più un proprietario. Quasi sempre il risultato sorprende, e quasi sempre in peggio.
Metti una protezione provvisoria sui casi peggiori, ma sapendo che è provvisoria e che non ha corretto nulla.
Sistema i permessi. È il lavoro noioso che nessuno vuole fare, ed è l’unico che risolve. Rimuovi gli accessi troppo ampi, ridefinisci l’ambito dei link, ripristina le ereditarietà, dai un proprietario ai siti orfani.
Togli i cerotti quando la bonifica è fatta, altrimenti resti con un’AI a cui hai bendato gli occhi.
Metti dei paletti perché non si riformi, perché il default permissivo continuerà a esistere anche domani.

C’è un vantaggio nascosto in questo lavoro, ed è la ragione per cui vale la pena farlo anche se poi decidi di non comprare nessuna AI: alla fine sai chi vede cosa nella tua azienda. È una domanda a cui, oggi, quasi nessuna organizzazione sa rispondere.

E questo cosa c’entra con Reperix

Dichiaro il conflitto di interessi: costruiamo un assistente AI che risponde sui documenti aziendali, quindi siamo parte in causa.

E proprio per questo la cosa più onesta che possiamo dirti è che il problema descritto qui sopra non si risolve cambiando fornitore. Se i permessi del tuo archivio sono larghi, lo sono per Copilot, per noi e per chiunque altro. Chi ti promette che il suo prodotto risolve l’oversharing senza che tu tocchi i permessi, ti sta raccontando una favola: nessun sistema può indovinare che quel documento non doveva stare lì.

Quello che cambia da un sistema all’altro è tutto il resto: dove viene applicato il filtro, cosa succede quando i permessi non sono chiari, se la risposta lascia intuire l’esistenza di ciò che non puoi vedere, e chi decide la mappa di chi vede cosa. Sono le domande che abbiamo raccolto in chi vede cosa quando l’AI legge i tuoi documenti, insieme alle cinque cose da chiedere a un fornitore prima di firmare.

Ma la prima cosa da fare non riguarda noi. Riguarda i tuoi permessi, oggi, prima di accendere qualunque cosa.

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