Termini di servizio di Reperix Cloud

Ultimo aggiornamento: 12 ottobre 2026.

1. Chi siamo e a cosa si applicano

Il servizio Reperix su app.reperix.io (il "Servizio") è fornito da TeamLab S.r.l., con sede legale in Via Roma 6, 23900 Lecco (LC), Italia, P. IVA e C.F. 03992200133, PEC [email protected] ("TeamLab", "noi"). Questi termini (i "Termini") regolano l'uso del Servizio da parte dell'azienda o del professionista che crea un account (il "Cliente") e delle persone che il Cliente invita (gli "Utenti").

Se il Cliente ha firmato con TeamLab un contratto specifico, per esempio per un'installazione dedicata o on-premise, vale quel contratto e questi Termini si applicano solo per quanto non vi è previsto.

2. Solo per uso professionale

Il Servizio è rivolto esclusivamente a imprese e professionisti. Creando l'account, chi lo crea dichiara di agire per la propria azienda o attività professionale e di avere il potere di accettare questi Termini per conto del Cliente. Non si applicano le norme del Codice del Consumo previste a tutela dei consumatori.

Per i piani a pagamento il Cliente indica nei dati di fatturazione la ragione sociale e la partita IVA. Se risulta che l'account è usato da un consumatore, possiamo chiuderlo con le modalità dell'articolo 6.

3. Account e Utenti

• Chi crea l'account ne è il titolare: gestisce gli Utenti, le impostazioni, i piani e i pagamenti.
• Il Cliente fornisce dati veri e aggiornati, custodisce le credenziali ed è responsabile dell'uso del Servizio da parte dei propri Utenti e di chi riceve i link di condivisione che il Cliente crea.
• Il Cliente ci avvisa subito a [email protected] se sospetta un accesso non autorizzato.

4. Piani

Il Servizio è offerto con un piano Gratuito e con piani a pagamento. Ogni piano ha limiti (per esempio pagine indicizzate, spazio, Utenti, domande al mese) e funzioni indicati nella pagina dei piani dentro l'app al momento della scelta. Quando il Cliente sceglie un piano, il suo account riceve le condizioni del piano in quel momento: le modifiche successive al listino non cambiano un abbonamento in corso.

Il piano Gratuito non ha scadenza ma non ha garanzie di disponibilità né di supporto. Possiamo cambiarne i limiti o sospenderlo con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato per email al titolare dell'account.

Un account senza accessi degli Utenti per 30 giorni può essere sospeso: si fermano sincronizzazioni, link condivisi e accessi automatici. La sospensione non cancella né modifica documenti e indice, e il primo accesso di un Utente la toglie.

5. Prezzi, pagamenti e rinnovo

• I piani a pagamento si pagano in anticipo, ogni mese o ogni anno, con carta tramite Stripe. Il prezzo è quello mostrato prima del pagamento, più IVA calcolata al pagamento. Emettiamo fattura elettronica con i dati di fatturazione inseriti dal Cliente, che ne è responsabile.
• L'abbonamento si rinnova automaticamente alla fine di ogni periodo, allo stesso prezzo, finché il Cliente non lo disdice.
• Le licenze in più e i passaggi a un piano superiore si pagano subito, in proporzione al periodo che resta. Le licenze in meno diventano un credito sulla fattura successiva.
• Possiamo cambiare il prezzo di un abbonamento in corso solo dal rinnovo successivo e con un preavviso di almeno 30 giorni. Se il Cliente non è d'accordo, può disdire prima del rinnovo.
• Se un pagamento non va a buon fine, Stripe lo ritenta per alcuni giorni. Se non riesce, l'abbonamento termina e l'account torna al piano Gratuito.
• Quando un account torna al piano Gratuito, per disdetta o per mancato pagamento, non cancelliamo nulla: documenti, indice, conversazioni e Utenti restano e i documenti restano consultabili. Finché l'account supera i limiti del piano Gratuito non si possono aggiungere nuovi documenti né nuovi Utenti. Per tornare a farlo il Cliente rientra nei limiti, togliendo documenti o Utenti, oppure sceglie di nuovo un piano a pagamento.

6. Disdetta e chiusura dell'account

• Il Cliente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dall'app. La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, poi l'account torna al piano Gratuito come descritto all'articolo 5. I periodi già pagati non sono rimborsati, salvo i casi di recesso con rimborso previsti agli articoli 10, 14 e 17.
• Il titolare può chiedere la chiusura dell'account scrivendo a [email protected] dall'indirizzo del titolare. Prima della cancellazione il Cliente può chiedere l'export dei suoi dati, con i tempi e le modalità dell'articolo 15. Cancelliamo i dati alla fine del periodo di recupero previsto all'articolo 15, salvo che il titolare chieda per iscritto la cancellazione immediata. Conserviamo solo i dati che la legge ci obbliga a tenere, come i dati di fatturazione. Le copie di sicurezza che contengono i dati cancellati vengono sovrascritte entro i 60 giorni successivi.
• Possiamo sospendere o chiudere un account che viola questi Termini, in particolare gli articoli 2, 9 e 16, dopo averlo segnalato al titolare quando è possibile, oppure subito se la violazione mette a rischio il Servizio, altri clienti o terzi. Anche in questo caso il Cliente può chiedere l'export secondo l'articolo 15 prima della cancellazione, salvo che l'account sia stato usato per attività illecite o per violazioni gravi della sicurezza del Servizio.

7. I documenti del Cliente

• I documenti che il Cliente carica o collega restano del Cliente. TeamLab non rivendica alcun diritto sulle risposte generate dal Servizio e cede al Cliente quelli che le dovessero eventualmente spettare.
• Il Cliente garantisce di avere il diritto di usare nel Servizio i documenti che carica o collega, e tiene indenne TeamLab da ogni pretesa di terzi derivante da documenti caricati o collegati senza averne il diritto.
• Usiamo i documenti solo per fornire il Servizio al Cliente: indicizzarli, cercarli, rispondere alle domande, mostrare le fonti, assistenza. Non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non li mostriamo ad altri clienti.
• Ogni account ha un indice separato. Ogni Utente vede nelle risposte solo i documenti che i permessi impostati nel Servizio gli consentono di vedere.
• Per i documenti che contengono dati personali, TeamLab agisce come responsabile del trattamento per conto del Cliente, secondo l'articolo 10.

8. Intelligenza artificiale: cosa esce dal nostro server

• Il Servizio gira su server di OVHcloud in Francia. Estrazione del testo, lettura delle scansioni e indicizzazione avvengono su questi server.
• Per rispondere a una domanda, inviamo a un modello di intelligenza artificiale la domanda, la conversazione in corso, gli estratti dei documenti pertinenti e i metadati che servono a capire filtri e domande successive: nomi e alcuni valori dei campi dei documenti, nomi dei file, collegamenti alle fonti, glossario dell'account. Mai tutti i documenti insieme.
• Il modello di intelligenza artificiale serve anche a funzioni di supporto: i suggerimenti di domande per iniziare (che leggono i nomi e l'inizio dei documenti caricati più di recente), le domande di approfondimento, i titoli dei gruppi di domande senza risposta e le valutazioni di qualità.
• Su alcuni account, per esempio quelli di piani pensati per molti documenti, anche il testo dei documenti indicizzati e delle domande viene inviato a un servizio esterno che calcola i vettori di ricerca. L'app lo indica al titolare in Impostazioni, nella sezione del modello AI.
• I fornitori che ricevono questi dati sono nell'elenco dei sub-responsabili.
• Chiave propria. Se il Cliente inserisce una propria chiave di un fornitore AI, le domande passano da quel fornitore e il rapporto con lui è diretto tra il Cliente e il fornitore. Se la chiave non funziona (scaduta, revocata o non valida), le domande passano dal motore predefinito di Reperix e dai suoi sub-responsabili. Il Cliente che non vuole questo comportamento deve tenere la chiave valida oppure non usare il Servizio per quei dati.
• Valutazioni di qualità. Le valutazioni di qualità sono avviate dal titolare e usano sempre il motore predefinito di Reperix, anche sugli account con una chiave propria o con un altro motore. Avviarle è un'istruzione del Cliente ai sensi dell'articolo 10.
• Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere errori, anche quando citano le fonti. Non sono consulenza: il Cliente le verifica sulle fonti citate prima di prendere decisioni.

9. Uso consentito

Il Cliente e gli Utenti non possono:

• usare il Servizio per scopi illeciti o caricare contenuti che violano diritti di terzi;
• tentare di aggirare i limiti dei piani, i permessi o i controlli di accesso;
• tentare accessi non autorizzati, sovraccaricare il Servizio, analizzarne il codice o usarlo per costruire un servizio concorrente;
• rivendere il Servizio o darlo in uso a terzi, salvo le funzioni di condivisione previste dall'app.

10. Dati personali

Per i dati personali contenuti nei documenti e nelle conversazioni del Cliente, il Cliente è titolare del trattamento e TeamLab è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"). Questo articolo è l'accordo sul trattamento dei dati tra il Cliente e TeamLab.

Oggetto del trattamento

• Natura e finalità: conservare, estrarre, indicizzare e cercare i documenti, generare risposte con le fonti, sincronizzare le fonti collegate, dare assistenza. Solo per fornire il Servizio al Cliente, come descritto agli articoli 7 e 8.
• Categorie di dati: quelli contenuti nei documenti e nelle conversazioni, decisi dal Cliente, comprese eventuali categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR) se il Cliente li carica; inoltre i dati degli Utenti necessari al funzionamento (nome, email, attività nell'account).
• Categorie di interessati: dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori e contatti del Cliente, gli Utenti e le altre persone citate nei documenti.
• Durata: quella del rapporto, più il periodo di export e cancellazione degli articoli 6 e 15.

Obblighi di TeamLab

• Tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente. Sono istruzioni questi Termini e le impostazioni che il Cliente sceglie nell'app, comprese fonti collegate, permessi, condivisioni, chiave propria e valutazioni di qualità. Se ritiene che un'istruzione violi il GDPR, lo segnala al Cliente.
• Vincola alla riservatezza le persone autorizzate ad accedere ai dati.
• Adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla sicurezza dei dati (art. 32 GDPR).
• Aiuta il Cliente, per quanto possibile e tenendo conto delle informazioni disponibili, a rispondere alle richieste degli interessati, a garantire la sicurezza dei dati, a valutare l'impatto del trattamento e a consultare l'autorità di controllo quando serve (artt. 32-36 GDPR).
• Avvisa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di ogni violazione dei suoi dati, con le informazioni disponibili.
• Mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo articolo e consente le verifiche descritte sotto.
• A fine rapporto, a scelta del Cliente, restituisce i dati tramite l'export dell'articolo 15 oppure li cancella come previsto all'articolo 6, salvo gli obblighi di conservazione di legge.

Verifiche

Il Cliente può verificare il rispetto di questo articolo in primo luogo chiedendo documentazione e compilando con noi un questionario. Se non basta, può chiedere un'ispezione, con preavviso di almeno 30 giorni, al massimo una volta l'anno salvo violazioni accertate, a proprie spese, svolta in modo da non accedere ai dati di altri clienti.

Sub-responsabili

• Il Cliente autorizza i sub-responsabili dell'elenco pubblicato. TeamLab impone loro per contratto obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo articolo e resta responsabile verso il Cliente del loro operato.
• TeamLab avvisa il titolare dell'account almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Se il Cliente si oppone, può recedere con effetto immediato scrivendo a [email protected] e riceve il rimborso della parte del periodo pagato e non goduto.
• I dati sono trasferiti fuori dall'Unione Europea solo verso i sub-responsabili dell'elenco che lo indicano, con le garanzie del Capo V del GDPR: la decisione di adeguatezza sull'EU-US Data Privacy Framework per i fornitori aderenti, oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. L'elenco indica la garanzia usata per ciascun fornitore.

Per i dati degli Utenti e del titolare dell'account (account, accessi, fatturazione) TeamLab è titolare del trattamento: vedi l'informativa privacy del Servizio.

11. Disponibilità e assistenza

Facciamo il possibile per tenere il Servizio disponibile e funzionante, ma non garantiamo che sia sempre disponibile o privo di errori. Possono esserci interruzioni per manutenzione, che cerchiamo di fare in orari di basso utilizzo. L'assistenza è via email a [email protected], nei giorni lavorativi. Possiamo migliorare e cambiare le funzioni del Servizio; se togliamo una funzione importante di un piano a pagamento, lo comunichiamo con un preavviso di almeno 30 giorni.

12. Proprietà intellettuale

Il Servizio, il software, il marchio Reperix e la documentazione sono di TeamLab. Per la durata dell'abbonamento il Cliente ha un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile, per la propria organizzazione.

13. Responsabilità

La responsabilità complessiva di TeamLab verso il Cliente è limitata ai danni diretti e non supera quanto il Cliente ha pagato per il Servizio nei 12 mesi precedenti l'evento, oppure 100 euro se il Cliente usa solo il piano Gratuito. Sono esclusi i danni indiretti, il mancato guadagno e la perdita di dati che il Cliente poteva evitare conservando gli originali dei documenti. Nulla in questi Termini limita la responsabilità per dolo o colpa grave, né quella che la legge non permette di limitare.

14. Modifiche ai Termini

Possiamo aggiornare questi Termini. Le modifiche importanti vengono comunicate per email al titolare dell'account almeno 30 giorni prima che entrino in vigore. Se il Cliente non è d'accordo, può disdire prima di quella data; altrimenti le modifiche si applicano dalla data indicata.

Se una modifica sostanziale è sfavorevole al Cliente, il Cliente può anche recedere con effetto immediato, scrivendo a [email protected] prima che la modifica entri in vigore, e riceve il rimborso della parte del periodo pagato e non goduto.

La data in alto indica la versione in vigore, e l'app registra la versione accettata da ogni account.

15. Portabilità e cambio fornitore

Il Cliente ha diritto di passare a un altro fornitore o a un'installazione on-premise, e di portare con sé i suoi dati, come previsto dal Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act). L'export non è una funzione dell'app: lo facciamo noi, su richiesta.

• Richiesta: il titolare scrive a [email protected] indicando se vuole solo l'export o anche il cambio di fornitore e la chiusura dell'account. Il preavviso per avviare il cambio di fornitore non supera i 2 mesi.
• Tempi: forniamo i dati entro 30 giorni dalla richiesta. Il periodo transitorio, in cui il Servizio resta attivo e completiamo il trasferimento, dura fino a 30 giorni. Dopo la fine del periodo transitorio i dati restano recuperabili per almeno altri 30 giorni (il "periodo di recupero"); poi li cancelliamo come previsto all'articolo 6.
• Cosa esportiamo: i documenti caricati, nei file originali che abbiamo ancora e nel testo estratto; le conversazioni e le risposte, con le citazioni alle fonti; la configurazione delle fonti collegate, senza le credenziali di accesso; il glossario; gli Utenti e i gruppi con i loro permessi.
• Formato: strutturato, di uso comune e leggibile da macchina, per esempio file JSON insieme ai file originali.
• Cosa non esportiamo: l'indice vettoriale e gli altri dati interni di funzionamento (cache, registri tecnici, statistiche di sistema), perché sono derivati dai documenti, dipendono dal nostro software e si ricostruiscono indicizzando di nuovo i documenti; le credenziali delle fonti, per sicurezza. I documenti letti da fonti collegate restano comunque nei sistemi del Cliente.
• Costi: il cambio di fornitore e l'export non hanno costi.

16. Connettore installato presso il Cliente (agent)

• Per leggere documenti da cartelle sui propri server il Cliente può installare il connettore di Reperix (l'"agent"). Per la durata dell'abbonamento gli concediamo una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile, solo per collegare i propri server al Servizio.
• L'agent gira con un account di servizio con permessi di sola lettura sulle cartelle da indicizzare e usa solo connessioni HTTPS in uscita verso il Servizio: non serve aprire porte in ingresso.
• Il Cliente installa gli aggiornamenti di sicurezza che rilasciamo e resta responsabile del proprio server, della sua sicurezza e dei permessi che dà all'account di servizio.
• Il Cliente ci segnala subito a [email protected] le vulnerabilità che scopre.
• Il Cliente non può decompilare, disassemblare o modificare l'agent, salvo nei limiti in cui la legge lo consente espressamente.

17. Disposizioni finali

• Forza maggiore: nessuna parte risponde dei ritardi o degli inadempimenti dovuti a eventi fuori dal suo ragionevole controllo, come calamità, guerre, interruzioni generali di rete o di energia, provvedimenti delle autorità, guasti gravi dei fornitori di infrastruttura.
• Riservatezza: ciascuna parte tiene riservate le informazioni non pubbliche dell'altra che riceve per il Servizio e le usa solo per il Servizio, anche dopo la fine del rapporto.
• Cessione: TeamLab può cedere il contratto in caso di cessione dell'azienda o del ramo d'azienda che gestisce il Servizio, comunicandolo al Cliente.
• Dismissione del Servizio: TeamLab può recedere se smette di offrire il Servizio, con un preavviso di almeno 90 giorni. In questo caso il Cliente ha diritto all'export dell'articolo 15 e al rimborso della parte del periodo pagato e non goduto.
• Nullità parziale: se una clausola è nulla o inefficace, le altre restano valide.
• Lingua: se esistono traduzioni di questi Termini, prevale la versione italiana.
• Clausole che sopravvivono: dopo la fine del rapporto restano valide le clausole che per natura devono durare, in particolare quelle su responsabilità (articolo 13), riservatezza (questo articolo), dati personali (articolo 10), portabilità (articolo 15) e foro (articolo 18).

18. Legge applicabile e foro

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Lecco.

Approvazione specifica

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, il Cliente approva specificamente le seguenti clausole:

• articolo 4, Piani: modifica e sospensione del piano Gratuito, sospensione per inattività;
• articolo 5, Prezzi, pagamenti e rinnovo: rinnovo automatico, ritorno al piano Gratuito;
• articolo 6, Disdetta e chiusura dell'account: sospensione e chiusura dell'account da parte di TeamLab;
• articolo 13, Responsabilità: limitazione di responsabilità;
• articolo 14, Modifiche ai Termini: modifiche unilaterali;
• articolo 18, Legge applicabile e foro: foro esclusivo.

Contatti

TeamLab S.r.l., Via Roma 6, 23900 Lecco (LC), Italia · PEC [email protected] · assistenza [email protected]